آموزش تصویری ثبت تغییرات شرکت

آموزش تصویری ثبت تغییرات شرکت

در این مقاله قصد داریم تا آموزش تصویری ثبت تغییرات شرکت را به طور کامل و جامع خدمت شما ارائه دهیم.

همانطور که در مقاله «ثبت تغییرات شرکت» گفتیم، ممکن است پس از ثبت شرکت خود بنا به دلایلی بخواهید که تغییراتی را در شرکت خود اعمال کنید.

انتخاب یا تغییر مدیران، انتخاب بازرسان، تغییر در سرمایه شرکت و… تنها بخشی از تغییرات شرکت است که می‌توانید یا ملزم هستید انجام دهید. به طور کلی هرگونه اقدامات و فعالیت‌های حقوقی شرکت‌ها نیاز به ثبت در اداره ثبت شرکت‌ها ندارند.

اما برخی از تغییرات، علاوه بر اینکه باید به عنوان اسناد داخلی در شرکت حفظ و نگهداری شوند، بایستی ثبت و بعد از آن به آگاهی عموم نیز برسند. بنابراین برای این نوع تغییرات باید مجمع یا جلسه هیات مدیره (متناسب با نوع صورتجلسه) تشکیل داد و پس از تنظیم صورتجلسه، آن را در اداره ثبت شرکت‌‌ها به ثبت رسانید.

مراحل ثبت تغییرات شرکت در سامانه به صورت تصویری

برای ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت باید به ترتیب مراحل زیر را انجام دهید. توجه داشته باشید که بعضی از این مراحل، برای تمامی انواع صورتجلسات یکسان است. اما برخی دیگر باتوجه به نوع صورتجلسه، متغیر بوده و مرحله اختصاصی دارد.

۱) پذیرش درخواست صورتجلسه تغییرات

برای ورود اطلاعات صورتجلسه تنظیم شده در سامانه اداره ثبت شرکت‌ها، ابتدا باید به سامانه اداره ثبت شرکتها مراجعه کنید. از قسمت بالای صفحه، گزینه «صورتجلسه تغییرات» را انتخاب کنید. سپس بایستی شیوه درخواست خود را مشخص نمایید. اگر می‌خواهید با شناسه ملی وارد شوید، گزینه «با شناسه ملی» را انتخاب کنید. در این حالت باید شناسه ملی شرکت و تصویر امنیتی را تکمیل کنید تا به مرحله بعد بروید.

اما اگر به هر علتی به شناسه ملی شرکت دسترسی ندارید، می‌توانید گزینه «بدون شناسه ملی» را انتخاب کنید. در این حالت باید واحد ثبتی، اداره کل استان(استانی که شرکت شما در آن به ثبت رسیده است)، نوع شخصیت حقوقی، شماره ثبت و تصویر امنیتی را وارد کنید.

۲) اطلاعات جلسه

حال باید اطلاعاتی مانند نوع صورتجلسه (شامل مجمع عمومی عادی، مجمع عمومی فوق العاده و…)، تاریخ جلسه، ساعت شروع جلسه و نصاب جلسه را تکمیل کنید. تصمیمات جلسه را نیز باید مشخص کرده و سپس گزینه «افزودن تصمیم جدید» را بزنید.

سپس باید اطلاعات متقاضی و امضا‌کننده دفتر را نیز مشخص کنید. متقاضی تغییرات شرکت، شخصی است که درخواست ثبت صورتجلسه را انجام می‌دهد(این شخص می‌تواند یکی از اعضای شرکت باشد که طبق صورتجلسه حق توکیل دارد).

اطلاعات متقاضی شامل شماره ملی، نام و نام خانوادگی، تاریخ تولد، تابعیت و شماره همراه است که باید تکمیل شود.

در قسمت نام امضا‌کننده دفتر، نام وکیل شرکت یا نام شخصی که برای امضا دفاتر و پرداخت هزینه‌ها به اداره مراجعه می‌کند را وارد کنید و اطلاعات مورد‌نیاز شامل نوع وکالت، سمت، شماره وکالتنامه، تابعیت، شماره همراه، وضعیت توکیل و تاریخ وکالتنامه را تکمیل کنید. سپس تصویر امنیتی را وارد کنید و به مرحله بعد بروید.

۳) تعیین خوشه و گروه

در این مرحله از آموزش تصویری ثبت تغییرات شرکت، اگر شرکت شما مجوزی از دستگاه‌ها و مراجع ذیصلاح دارد، باید خوشه مربوطه را انتخاب کنید، در غیر اینصورت گزینه «سایر» و گروه «عمومی» را انتخاب کنید. سپس بر روی گزینه «ثبت خوشه و گروه» کلیک کنید.

۴) بارگذاری مجوزها (درصورت لزوم)

چنانچه شرکت شما از یک یا چند مرجع و سازمان مجوز دارد، در این مرحله از آموزش تصویری ثبت تغییرات شرکت باید گزینه «مجوز دارم» را انتخاب و مشخصات کلیه مجوزها شامل شماره مجوز،‌ مرجع صادر کننده مجوز، تاریخ مجوز و تصویر آن را وارد نمایید. در غیراینصورت گزینه «مجوز ندارم» را کلیک کرده و وارد مرحله بعدی شوید.

۵) تکمیل مشخصات اشخاص حاضر در جلسه

در این مرحله از آموزش تصویری ثبت تغییرات شرکت، بایستی مشخصات افراد حاضر در جلسه (اعم از حقیقی و حقوقی) را وارد کنید. این اطلاعات شامل نام و نام خانوادگی، شماره ملی، تاریخ تولد، وضعیت حیات، نام پدر،‌ تابعیت و حساب کاربری ثنا است. سمت شخص حاضر در جلسه (رئیس، ناظر، منشی) را نیز مشخص کنید.

اگر یکی از اشخاص حاضر در جلسه، شخص حقوقی است، باید مشخصات نماینده آن وارد شود.

پس از ورود اطلاعات هر یک از اشخاص، بر روی گزینه «ثبت سمت شخص» و سپس «ذخیره اطلاعات شخص» کلیک کرده و وارد مرحله بعدی آموزش تصویری ثبت تغییرات شرکت شوید.

۶) تکمیل اطلاعات اشخاص

حال باید اطلاعات مربوط به اشخاص شرکت (اعم از حقیقی و حقوقی) را وارد سامانه کنید. این اطلاعات شامل نام و نام خانوادگی، جنسیت، نام پدر، تابعیت، شماره ملی، شماره شناسنامه، تاریخ تولد،‌ شماره تلفن همراه، کدپستی و وضعیت حیات است.


نکته مهم: اطلاعات اشخاص حقیقی باید مطابق با کارت ملی آن‌ها باشد. و در صورتی‌که یکی از اشخاص،‌ شخص حقوقی است، باید علاوه بر ورود اطلاعات مرتبط با شرکت، مشخصات نماینده قانونی او نیز وارد شود.

پس از تکمیل اطلاعات، تصویر امنیتی را وارد کنید. در این قسمت، نشانی شرکت را مشاهده خواهید کرد.

همچنین در این مرحله باید هرگونه تغییر در سمت اشخاص را مشخص کرده و نوع سمت جدید، وضعیت حق امضا و مدت تصدی را تعیین کنید. پس از تکمیل همه موارد، بر روی گزینه «ثبت سمت شخص» و سپس «ذخیره اطلاعات شخص» کلیک کرده و وارد گام بعدی شوید.

نکات: توجه داشته باشید که در قسمت ورود اطلاعات اشخاص، شماره همراه متقاضی باید به نام خود شخص باشد .در غیر اینصورت با پیام عدم تطابق شماره همراه با کد ملی مواجه خواهید شد و نمی‌توانید وارد مرحله بعد شوید.

۷) مرحله اختصاصی با توجه به نوع صورتجلسه

این مرحله از آموزش تصویری ثبت تغییرات شرکت، با توجه به نوع صورتجلسه و تصمیم جلسه‌ای که در مرحله دوم انتخاب کردید تغییر می‌کند.

به عنوان مثال اگر بخواهید آدرس ثبتی شرکت خود را تغییر دهید، در این گام باید شماره تماس و کد‌پستی دفتر جدید را وارد کنید. پس از وارد کردن تصویر امنیتی، نشانی مرکز جدید با توجه به کد‌پستی نمایش داده می‌شود. در صورت هرگونه مغایرت باید مراتب را به اداره پست اطلاع دهید.

یا اگر تصمیم دارید که موادی از اساسنامه شرکت را تغییر دهید، در این جا باید کلیه مواد اساسنامه را به همراه تبصره‌های آن وارد کنید.

۸) بارگذاری متن صورتجلسه

حال باید متن صورتجلسه را بارگذاری کنید. برای تنظیم صورتجلسه بهتر است از متن‌‌های پیشنهادی سامانه اداره ثبت شرکتها استفاده نکنید، چرا که این متن، یک نمونه بسیار ساده از صورتجلسه است که ممکن است حاوی تمامی نکات لازم نباشد.

شما می‌توانید برای اطمینان خاطر بیشتر، تنظیم صورتجلسه را به وکلا و کارشناسان گروه وکلای بازرگان بسپارید تا بدون هیچ مشکلی بتوانید تغییرات خود را به ثبت برسانید.

۹) ارسال مدارک به اداره ثبت شرکت‌ها

در انتها رسید پذیرش نهایی را دریافت و همراه مدارک پست کنید. توجه داشته باشید که مرحله نهایی در آموزش تصویری ثبت تغییرات شرکت، ارسال مدارک لازم برای اداره ثبت شرکتها و وارد کردن بارکد پستی است.

بنابراین باید اصل صورتجلسه‌های تنظیمی امضا شده، به همراه رسید پذیرش دریافتی از سایت و سایر مدارک لازم را (با‌توجه به نوع صورتجلسه) در پاکت مخصوص قرار داده و برای اداره ثبت شرکتها ارسال کنید.

پس از پست مدارک، باید بارکد پستی و تاریخ پست مدارک را در قسمت مربوطه وارد و گزینه ارسال اطلاعات پستی را انتخاب کنید. در نهایت با درج آگهی تغییرات شرکت در روزنامه رسمی فرایند آموزش تصویری ثبت تغییرات شرکت به پایان می‌رسد.