دفتر براساس دامنه تغییرات درخواستی و ممیزین موجود یک یا چند نفر رابعنوان تیم ممیزی انتخاب می نماید که ازبین این افراد باید یک نفر حائز شرایط سر ممیزی در حوزه مورد درخواست باشد؛ ضمن اینکه سایر افراد باید دارای صلاحیت ممیزی در حوزه مورد درخواست باشند.(همرا نمودن افراد دفتر تح عنوان آموزش گیرنده [OJT] در تیم ممیزی با قید نقش نفر بلامانع می باشد.
3)سر ممیزبعنوان مسئول تیم ممیزی با هر یک از ممیزین نسبت به بررسی مدارک ارسالی اقدام نموده و در صورت صحت تکمیل مدارک نسبت به بررسی نظام نامه ارسالی و فرم های 4 اقدام می نماید. در صورتیکه مدیران فاقد فرم (4) مورد تایید باشند، نسبت به بررسی شرایط مدیران جدید اقدام می نماید. در این حین سر ممیز و ممیز می تواند ازمتقاضی دعوت نماید تا موارد مغایرت نظامنامه با مقررات را رفع نماید.برای حصولاین امر می تواند ازطریق ایمیل و یا سایر طرق ارتباطی نیزاقدام نماید. در این مرحله سرممیز می تواند با اطلاع شفاهی به مدیر کل صرفا یک روز جهت حصول اطمینان از تحقق موارد مذکور ممیزی نماید .
4)در صورت تطبیق مدارک ارسالی و نظامنامه با مقررات، سر ممیز با هماهنگی متقاضی نسبت به تهیه برنامه ممیزی اقدام مینماید.از آنجائیکه لازم است کلیه مکاتبات به صورت رسمی به متقاضی اعلام گردد سر ممیز نسبت به تهیه نامه از طریق سیستم اتوماسیون اداری با مضامین فوق اقدام می نماید.در صورت عدم تایید موارد فوق توسط سرممیز نامه ای توسط ایشان مبنی بر عدم تطابق مدارک با مقررات وعدم انجام ممیزی از طریق سیستم اتواسیون اداری تهیه و ارسال می گردد.(در صورتیکه متقاضی به سیستم اتوماسیون اداری دسترسی نداشته باشد شماره نامه به نماینده جهت اخذ نامه از دبیر خانه اعلام میگردد). این زمان نباید از دو هفته بیشتر شود.
5) در فلو چارت ترسیم شده جهت این فرایند مرحله توضیح فرایند شماره 5 در شماره 4 آمده است.
6)انجام ممیزی • در این مرحله طبق برنامه اعلام شده تیم ممیزی همرا با سرممیز به محل اعزام میگردند.
• سر ممیز موظف به انجام هماهنگی لازم با نقلیه جهت اعزام تیم می باشد.
• در صورت نیاز به ورد به مکانهایی که مجوز ورود می خواهد مانند باند فرودگاه و یا بخش های محرمانه ،سر ممیز باید با هماهنگی متقاضی مجوزهای لازم قبل از اعزام تیم ممیزی را اخذ نماید.
• در صورتیکه محل انجام ممیزی خارج از تهران و ممیزی بیش ازیک روز می باشد باید با هماهنگی متقاضی نسبت به تامین محل اسکان مناسب اقدام نماید.
• در صورتی که محل ممیزی خارج از تهران باشد سر ممیز باید هماهنگی لازم را نسبت به تامین بلیط هواپیما و چنانچه به دلایل موجّه این امر امکان پذیر نبود نسبت به تهیه هر وسیله نقلیه مناسب دیگر اقدام نماید. • سر ممیز مسئول برگزاری جلسه افتتاحیه و اختتامیه می باشد.
• سر ممیز مسئول هدایت تیم در طول ممیزی می باشد.
• تیم ممیزی موظف به تبعیت از سر ممیز می باشند و در طی فرایند انجام ممیزی نباید از دستورات سرممیز تخطی نمایند،
• تیم ممیزی باید در طول ممیزی از برخوردهای پلیسی و مچ گیری پرهیز نمایند.
• موارد عدم تطابق در هر مرحله از ممیزی باید به اطلاع نماینده ممیزی شونده برسد.
• لازم نیست که ممیزی شونده کلیه یافته ها را تایید نماید.
• لازم است تیم ممیزی برای هر یافته شواهد لازم را اخذ نماید.
• قبل از برگزاری جلسه اختتامیه کلیه یافته ها باید به اطلاع سر ممیز برسد و در صورت تایید بعنوان یافته در جلسه اختتامیه اعلام گردد.
• نتیج ممیزی با اعلام یافته ها در جلسه اختتامیه به اطلاع متقاضی می رسد.لکن باید تاکید گردد که این یافته ها تا اعلام رسمی آنها موقت تلقی می شوند.
• در صورتیکه متقاضی با یک یا چند یافته نظری مخالف با تیم ممیزی داشت وبر صحت نظر خود اصرار داشت موارد باید به اطلاع دفتر برسد و با دعوت از تیم ممیزی در صورت لزوم، تصمیم نهایی اخذ میگردد. تشخیص دانش و توانایی انجام کار مدیران معرفی شده در حین ممیزی ،توسط سرممیز وبه تشخیص سر ممیز توسط تیم ممیزی ارزیابی می گردد. در صورتی که صلاحیت نامبردگان به هر دلیلی در فرایند ممیزی محرز نشد، می توانند فرصتی برای مصاحبه جهت ارزیابی ایشان در سازمان هواپیمایی کشوری با حضور رییس گروه مربوطه و اعضای تیم ممیزی و مدیرکل در نظر بگیرند. در صورت عدم احراز شرایط و عدم پاسخگویی به 70 درصد سوالات، یافته مربوطه ارائه می گردد در این حالت بنابر صلاحدید تیم ممیزی میتوان فرصت مصاحبه دیگری در مهلت زمانی یافته مذکور به متقاضی داد که درصورت عدم موفقیت مجدد مرکز باید اقدام به جایگزین نمودن ایشان با فرد شایسته تری نماید. درصورت احراز شرایط فرم های (4) توسط سرممیز پاراف می¬شود و در هنگام صدور گواهینامه همراه با سایر مدارک جهت امضا ارسال می گردد.
7)تکمیل گزارش ممیزی • در این مرحله سر ممیز بهمراه یکی از افراد تیم (به انتخاب سر ممیز) نسب به تکمیل گزارش ممیزی اقدام می نمایند.این فرد نسبت به دریافت اطلاعات از تیم ممیزی اقدام نموده و علاوه بر تایید موارد انطباق ،موارد عدم انطباق را تعیین و برای هر مورد یافته فرم تکمیل می نماید.
• در هر یافته شواهد ممیزی ،بند مقررات و شرح عدم انطباق باید درج گردد.به جز ممیزی اولیه برای سایر ممیزی ها باید سطح یافته درج گردد.
• در این مرحله لازم است که شماره ای منحصر بفرد به متقاضی تخصیص داده شود وجهت ایشان پرونده ای قابل جابجایی تهیه گردد.
• در این مرحله از شماره اختصاصی مرکز استفاده شده و پوشه ای قابل جابجایی برای آن مرکز تهیه می گردد و این پوشه تا تکمیل فرایند ممیزی نزد سر ممیز و یا نفر تعیین شده توسط سر ممیز می ماند.
8)ارسال یافته ها به متقاضی
• پس ازتکمیل گزارش ممیزی موارد عدم انطباق و انطباق به تایید سر ممیز رسیده و به پیوست نامه رسمی ازطریق سلسله مراتب اداری(سیستم اتوماسیون اداری) به متقاضی ارسال می گردد. (در صورتیکه متقاضی به سیستم اتوماسیون اداری دسترسی نداشته باشد شماره نامه به نماینده جهت اخذ نامه از دبیر خانه اعلام میگردد).
• در صورتیکه مراتب مافوق نسبت به هر یک از یافته ها نظر مغایر با سر ممیزیا تیم ممیزی داشته باشد ،نسبت به بررسی حضوری موضوع اقدام نموده و در نهایت با تایید یا اعمال تغییر نامه ارسال می¬گردد. • در هر صورت ارسال این نامه نباید بیش از 10 روز کاری ازتاریخ انجام ممیزی باشد.
9)در صورتیکه گزارش ممیزی فاقد موارد عدم انطباق بود،سر ممیز شخصا و یا یک ازافراد تیم ممیزی نسبت به تهیه گواهینامه ،تاییده نظامنامه و تایید فرم های 4 اقدام می نماید.
10)در فلو چارت ترسیم شده جهت این فرایند مرحله توضیح فرایند شماره 10در شماره9 آمده است.
11)پس از طی مراحل اخذ امضا رسمی، گواهینامه به همراه فرمهای 4 و تاییدیه نظام نامه به متقاضی تحویل می گردد و همزمان نسخه ای از آن و سایر سوابق ازجمله موارد ذیل در پرونده بایگانی می گردد:
• گواهینامه • نظامنامه • تاییدیه نظامنامه • فرم مدیران (4) • تعرفه ها • گزارش کامل ممیزی • کلیه مکاتبات انجام شده • برنامه ممیزی
12)بایگانی مدارک
13)پس از دریافت گزارش ممیزی شامل موارد عدم انطباق متقاضی باید نسبت به انجام تحلیل ریشه ای و اتخاذ طرح اقدام اصلاحی مناسب اقدام نماید.
15)برای انجام follow up سر ممیز میتواند از طریق دریافت شواهد و یا مراجعه به محل ممیزی اقدام نماید.
• تعیین نفرات حاضر در follow up از بین تیم ممیزی و به تشخیص سر ممیز است.
• در صورتیکه سر ممیز به هر دلیلی امکان انجام follow upرا نداشته باشد ،دفتر یک نفر از اعضای تیم ممیزی و در غیر اینصورت یک نفر به تشخیص خود با صلاحیت سر ممیزی بعنوان نفر انجام دهنده follow up اقدام می نماید.
16)در صورتیکه پس از انجام follow up عدم تطابق وجود نداشت و کلیه یافته ها رفع گردید سر ممیز و یا نفر تعیین شده از سوی دفتر نسبت به انجام مراحل 11و 12 اقدام مینمایند.
• در صورتیکه کماکان عدم تطابق وجود داشت و یافته ها رفع نشده بودند ،شواهد عدم رفع یافته ها جمع آوری شده و طی نامه رسمی به اطلاع متقاضی می رسد(مرحله 3)
• متقاضی می تواند مجددا نسبت به تحلیل ریشه ای و اقدام اصلاحی اقدام نماید و مجددا از دفتر درخواست انجام follow upبنماید منوط به اینکه از زمان ارسال اولیه یافته ها بیش از 3 ماه نگذشته باشد.
9-3-درخواست تغییر بزرگ بدون تغییر در اختیارات گواهینامه 1)متقاضی طی نامه رسمی نسبت به درخواست اعمال تغییرات بزرگ دفتر گواهینامه ها را مطلع مینماید. این تغییرات میتواند شامل موارد ذیل باشد:
• تغییر در A.M • تغییر در مدیران فرم 4(Nominated) • تغییر در مکان • تغییر عمده فرایندها در نظامنامه و تغییر در training program • تغییر در نام سازمان مربوطه متقاضی همراه با نامه مدارک زیر را ارسال می نماید:
• آخرین نظامنامه بعلاوه تغییرات مد نظر ذر نظامنامه بطوریکه این تغییرات بطور دقیق مشخص باشد. • کپی فرم شماره 4 مدیران در صورتیکه تغییر در مدیران باشد لازم است جهت مدیران جدید فرم 4 تکمیل و به مدارک ارسالی پیوست گردد.
2)دفتر براساس دامنه تغییرات و ممیزین موجود یک نفر را بعنوان ممیز انتخاب می نماید.
3)ممیز نسبت به بررسی مدارک ارسالی و بررسی نظامنامه و تغییرات اعمال شده اقدام می نماید.در این حین ممیز می تواند از متقاضی دعوت نماید تا موارد مغایرت نظامنامه با مقررات رارفع نماید.
• در صورت درخواست تغییر مدیران فرم 4، ممیز نسبت به بررسی سوابق ایشان و تطابق با مقررات اقدام می نماید.در صورت نیاز ممیز میتواند از ایشان دعوت بعمل آورد که جهت ارزیابی در دفتر حضور یابد و یا خود ممیز در دفتر مدیر مربوطه حاضر گردد.
• در صورت تغییر در A.Mصرفا شخصیت حقوقی فرد و امکان قدرت اجرایی و مالی مورد بررسی قرار می گیرد،جهت ایشان مصاحبه و یا ارزیابی دیگری لازم نیست.
4)در صورت تطابق نظامنامه با مقررات،تاییدیه نظامنامه توسط ممیز تهیه وجهت امضا به مراتب مافوق ارسال می گردد. • در صورت تغییر مدیران و دارا بودن شرایط احراز فرم 4 مربوطه توسط ممیز پاراف و جهت امضا به مراتب مافوق ارسال می گردد.
ثبت ديدگاه