پیش از تکمیل نمونه تغییر حق امضا، این موارد را روشن کنید

در تنظیم تغییر حق امضا باید مشخص شود چه کسی، با چه سمتی و برای کدام اسناد اختیار امضا دارد. عبارت مبهمی مانند «امضای مدیران معتبر است» پاسخ نمی‌دهد که امضا مستقل است یا مشترک و کدام مدیر منظور است. متن جدید را با تصمیم شرکت، اساسنامه و سوابق مرتبط تطبیق دهید؛ داشتن ابزار امضای الکترونیکی نیز به‌تنهایی حدود اختیار امضای اسناد شرکت را تعیین نمی‌کند.

نوع شرکت و مرجع تصمیم را از روی عنوان نمونه انتخاب نکنید

برای شرکت سهامی خاص، حدود اختیار مدیرعامل و تصمیمات مربوط را بررسی کنید. ماده ۱۲۵ لایحه اصلاحی قانون تجارت، حق امضای مدیرعامل را در محدوده اختیار تفویض‌شده بیان می‌کند. در شرکت با مسئولیت محدود، مفاد اساسنامه و اختیار مدیران، با توجه به ماده ۱۰۵ قانون تجارت، اهمیت دارد. پس عنوان یکسان «تغییر حق امضا» به‌تنهایی تعیین نمی‌کند همه شرکت‌ها باید یک نوع جلسه تشکیل دهند.

اگر هم‌زمان مدیران، سمت‌ها یا بند اساسنامه تغییر می‌کند، ارتباط تصمیم‌ها را پیش از تنظیم بررسی کنید. جایگزین‌کردن عنوان جلسه در یک نمونه آماده، کافی نیست؛ صلاحیت تصمیم‌گیرندگان و شرایط تشکیل جلسه باید با پرونده واقعی سازگار باشد.

اگر تغییر صاحبان امضا با خرید یک شرکت حمل‌ونقل و تغییر مدیریت آن همراه است، موضوع اختیار امضا را در کنار وضعیت شرکت و مدارک مجوز بررسی کنید. در راهنمای خرید شرکت و بررسی مجوز حمل‌ونقل بین‌المللی، موضوع معامله و موارد بررسی را دنبال کنید.

اطلاعات لازم برای بررسی تغییر حق امضا

  • مشخصات شرکت و متن اساسنامه، همراه با تغییرات مرتبط آن؛
  • سوابق مرتبط با مدیران، سمت‌ها و صاحبان امضای فعلی؛
  • نام و مشخصات اشخاصی که در تصمیم جدید برای امضا در نظر گرفته شده‌اند؛
  • فهرست اسناد موردنظر و شیوه امضا برای هر دسته؛
  • تصمیم روشن شرکت درباره بند قبلی و وضعیت جدید.

این فهرست برای آماده‌سازی و بررسی است؛ مدارک الزامی ارائه را باید از راهنمای جاری خدمت و وضعیت پرونده استخراج کنید. برای شناخت مراحل عمومی، راهنمای ثبت تغییرات شرکت را ببینید.

چهار جزء بند امضا را کنترل کنید

  1. شخص و سمت: روشن باشد اختیار به چه فردی و در ارتباط با کدام سمت داده شده است.
  2. نوع سند: اگر تصمیم شرکت میان اسناد مالی و تعهدآور و مکاتبات اداری تفاوت می‌گذارد، متن نیز آن را نشان دهد.
  3. ترکیب امضا: مشخص شود امضای یک شخص کافی است یا اشخاص معین باید مشترک امضا کنند. عباراتی که چند برداشت ایجاد می‌کنند بازبینی شوند.
  4. شرایط تکمیلی: کاربرد مهر یا هر قید دیگری فقط مطابق تصمیم و وضعیت معتبر شرکت درج شود؛ از متن نمونه، شرط ناخواسته وارد تصمیم نکنید.

برای کنترل وضوح، یک پرسش عملی بپرسید: اگر طرف قرارداد فقط این بند را بخواند، آیا تشخیص می‌دهد امضای چه اشخاصی لازم است؟ این کنترل نگارشی جای بررسی اعتبار حقوقی تصمیم را نمی‌گیرد، اما ابهام متن را آشکار می‌کند.

پس از آماده‌سازی متن چه چیزی را بررسی کنیم؟

نسخه تصمیم، اطلاعات درخواست و مشخصات امضاکنندگان را تطبیق دهید و روش تأیید، امضا و ارائه را از مسیر جاری پرونده دنبال کنید. اگر هدف تغییر امضای حساب بانکی است، درباره مدارک و اقدام موردنیاز بانک نیز جداگانه استعلام کنید؛ یک مرحله را جایگزین همه مراحل دیگر فرض نکنید.

بعد از ثبت تصمیم، بانک و قراردادهای جاری را کنترل کنید

  1. نسخه مبنا را مشخص کنید: نتیجه پرونده، تصمیم ثبت‌شده و آگهی مرتبط در صورت صدور را کنار هم بگذارید؛ شخص، سمت، نوع اسناد و ترکیب امضا در نسخه مورد استفاده یکسان باشد.
  2. اقدام بانک را جدا پیگیری کنید: برای حساب یا خدمت بانکی موردنظر، مدارک و روش به‌روزرسانی صاحبان امضا را از همان بانک بگیرید. تا وضعیت بانک روشن نشده، ثبت تصمیم را به معنی آماده‌بودن تمام خدمات بانکی ندانید.
  3. قراردادهای باز را فهرست کنید: طرف قرارداد، شخص رابط و بندی را که تغییر نماینده یا امضاکننده را پوشش می‌دهد مشخص کنید؛ ضرورت و شیوه اطلاع‌رسانی را از همان قرارداد بررسی کنید.
  4. نسخه‌ها و دسترسی‌ها را هماهنگ کنید: معرفی‌نامه‌ها، سربرگ‌ها و دسترسی‌های مورد استفاده شرکت را با اختیار معتبر جدید تطبیق دهید؛ تغییر یا قطع دسترسی را فقط طبق تصمیم و رویه معتبر مربوط انجام دهید.
  5. سابقه پیگیری نگه دارید: برای هر بانک یا طرف قرارداد، مسئول، تاریخ ارسال مدارک و نتیجه پاسخ را ثبت کنید و مورد بی‌پاسخ را تکمیل‌شده علامت نزنید.

نمونه موجود تغییر حق امضا و شرط استفاده از آن

نمونه فعلی برای شرکت با مسئولیت محدود نوشته شده و حضور همه شرکا را فرض گرفته است. آن را نمونه عمومیِ تمام شرکت‌ها ندانید. نوع جلسه، فرض حضور، اطلاعات شرکا، بند امضا و اختیار پیگیری باید با واقعیت پرونده تطبیق داده شود. برای شرکت سهامی خاص به نمونه‌های مربوط به سهامی خاص و برای سایر تصمیم‌ها به راهنمای صورت‌جلسات تغییرات مراجعه کنید.

عبارت مربوط به نماینده پیگیری را نیز آگاهانه تکمیل کنید: چه کسی مأمور پیگیری است و حدود اختیار او چیست؟ صرف وجود عبارتی در نمونه، دلیل مناسب‌بودن همان اختیار برای شرکت شما نیست.

صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده. شرکت ……………..  ( با مسئولیت محدود ) به شماره ثبت …………….. و شناسه ملی ……………..  و سرمایه ثبت شده ……………..  ریال راس ساعت ……………..  در محل اصلی شرکت با حضور کلیه شرکا تشکیل گردید ؛

 

ردیف

نام و نام خانوادگی شرکا

              شماره ملی

میزان سهم الشرکه (ریال)
1      
2      
3      

دستور جلسه : تعیین وضعیت حق امضا

در خصوص وضعیت حق امضا مقرر گردید ؛

كليه اوراق عادی و اداری و اسناد بهادار و تعهد آور شركت از قبیل چک سفته بروات و قراردادها و عقود اسلامی با امضاي ……………..  با مهر شرکت معتبر مي باشد.

در پایان به خانم  ……………..  احدی از شرکا وکالت با حق توکیل به غیر داده شد تا ضمن مراجعه به اداره ثبت شرکت ها نسبت به ثبت صورتجلسه تغییرات و پرداخت هزینه های قانونی و امضا ذیل دفاتر اقدام نماید . ((ضمناً ایشان صحت کلیه مندرجات صورتجلسه و اصالت امضا کلیه شرکاء را تایید نمودند))

ختم جلسه در ساعت ………..  همان روز اعلام گردید.

برای بررسی سازگاری نمونه با اساسنامه و سوابق شرکت، از صفحه تماس با گروه حقوقی بازرگان درباره بررسی متن و حدود خدمات هماهنگ کنید.

شماره‌های تماس دفتر: 02188323274 – 09120213393 – 09120250912